公文管理制度 第一章
总则 第一条
为促进集团文件处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和质量，根据国家有关规定，并结合本集团实际情况，特制订本制度。
第二条
本制度所指的公文是指集团各事业部、职能部门、子（分）公司在经营管理活动中形成的对内、对外的各类正式公务文书，及其所接收的来自集团内外的各类正式或非正式的文书。
第三条
本制度适用于集团各事业部、各部门、各子（分）公司。
第二章
公文种类 第四条
集团常用文件按其性质主要分为三类共十三种：
（一）上行文：
1、请示：适用于向上级单位或领导请求指示和批复或要求给予资格、额度、指标等事项； 2、报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等； 3、议案：议案是指由集团董事会下设委员会、集团董事成员、职工代表依照规定程序提请集团董事会或职工代表大会进行审议并作出决定的议事原案。
（二）下行文：
1、命令：命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政制定和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在整个集团或某一范围影响较大的； 2、决定：适用于集团对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销部门、子（分）公司不适当的决定事项； 3、公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者法定事项； 4、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 5、通知：适用于发布集团各项规章制度；转发有关机关或单位的文件；批转所属部门、子（分）公司的文件；传达要求所属部门、子（分）公司知晓或执
行的事项； 6、通报：适用于表彰先进、批评错误；传达重要精神或情况、介绍工作经验等； 7、批复：批复是用来答复下级请求事项的，下级有请示； 8、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法； 9、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项、主要精神。涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰等重大项目的审批会议议定事项，须用其它种类文件行文。
（三）平行文：
函：适用于集团与外部无隶属关系的单位之间相互商洽工作、提出要求、询问和答复问题。
第三章
公文格式 第五条
集团公文以红头文件为主。红头文件一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
（一）涉及集团秘密的文件应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”； （二）紧急文件应当分别标明“急件”、“特急”； （三）发文单位应当写全称或者使用规范化简称；联合行文，主办单位排列在前； （四）发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。联合行文时，只标明主办单位发文字号； （五）文件标题要准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类。标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号； （六）主送单位指文件的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称； （七）文件如有附件，应当在正文之后、成文日期之前按顺序注明附件名称； （八）成文日期一般以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准，用汉字形式置于正文右下角； （九）文件如有附注（需要说明的其它事项），用三号仿宋体字，居左空两个字加圆括号，标识在成文时间下一行标注； （十）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓文件的其它机关，只在红头文件的外发文中使用，且应使用全称或者规范化简称、统称。
第六条
红头文件中各要素标识规则（详见附件 1）：
红头文件各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
第七条
排版规格与印装要求 （一）
排版规格 正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。
（二）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（三）印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100％，红色油墨应达到色谱所标 Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（四）装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为 3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成 90 度，无毛茬或缺损 第八条
眉首：
（一）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（二）紧急程度：
如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
（三）发文机关标识：
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的文件可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 30mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（四）发文字号：
1、发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空二行，用三号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线； 2、各部门、各事业部、各子（分）公司所经办的上述 13 种公文，每个单位（包括各部门、各事业部、各子分公司）只用一个发文字号，不再按文件种类编制发文字号，按单位文件制发的先后顺序编号； 3、总部各部门采用“苏雨+部门简称+字+〔年份〕+流水号”或“宁雨+部门简称+字+〔年份〕+流水号”形式，各事业部采用“苏雨+事业部简称+字+〔年份〕+流水号”各子（分）公司采用“公司简称+字+〔年份〕+流水号”形式。
（五）签发人：
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名； 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm； 第九条
主体：
（一）文件标题：
红色反线下空二行，用二号宋体加粗字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）主送机关：
标题下空一行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（三）文件正文：
主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。如文中用到结构层次序数的，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
页边设置，左右 3cm，上下 2.54cm；行距在 25 磅-28 磅之间。
（四）附件：
文件如有附件，在正文下一行左空二字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第一行
顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
（五）成文时间：
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
（六）文件生效标识：
1、单一发文印章：
单一机关制发的文件在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空四字； 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
2、联合行文印章：
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空七字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm； 3、特殊情况说明：
当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，确保印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第十条
版记：
（一）主题词：
“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号宋体字；词目之间空一字。
（二）抄送：
文件如有抄送，在主题词下一行；左空一字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。
多个抄送机关的可回行表示：回行时与上一行的抄送机关对齐；也可同行表示：抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后加标句号。
（三）印发机关和印发时间：
位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（四）版记中的反线：
版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（五）版记的位置：
版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
第十一条 页码：
置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。页码居中布局。空白页和空白以后的页不标识页码。
第十二条 特殊公文格式：
（一）信函格式。一般对外的邀请函或贺电，用信笺纸打印，加盖集团或子（分）公司用章，不用红头文件； （二）传真格式。以集团董事局办公室统一规范的格式为准，加盖集团或子（分）公司用章，不用红头文件（详见附件 2）。
第四章
行文规则 第十三条 行文应当确有必要，注重实效。
第十四条 向上级单位行文，一般只写一个主送单位或主管领导，上行文一般不得越级报送。
第十五条 “请示”应当一文一事。报告、请示是两种不同的文种，不可同时使用，且报告中不得夹带请示事项。
第十六条 各部门、各子（分）公司办理各类收（发）文时，应使用骑缝章。
第十七条 骑缝章规格为：18mm*40mm，字样为 “雨润集团骑缝章”，使用宋体字分两行排布，红色印油。
第五章
文件质量及生效要求 第十八条 字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹材料。
第十九条 纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。
第二十条 避免出现无效文件 既没有加盖公章也没有部门（子分公司）第一负责人签字的文件属于无效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有部门（子分公司）第一负责人批阅意见，否则视为作废，无归档价值。
第六章
收文办理 第二十一条
收文处理工作的主要目的是通过规范收文处理流程，使各种文件在集团内部、集团与其他有关单位之间合理地流转，及时、准确、安全地传达各种信息，保证集团各项经营活动顺利进行。
第二十二条
收文包括外收文和内收文，收文办理使用“办文单”。
第二十三条
收文办理包括文件的签收、登记、编号、拟办、呈报、分送、承办、催办、办结等程序：
（一）签收 收文时应逐件清点，审核文件内容、语句、格式的规范性，如发现问题，须及时向发文部门查询并采取相应的处理措施； （二）登记 收文后应将文件标题、密级、发文字号、发文部门、成文日期、主送机关、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文应由专人统一拆封（领导亲启件除外），无关人员不得随意拆封； （三）拟办 董事局办公室或企管办负责人根据授权或有关规定将需要办理的公文填写拟办意见后，呈领导批示； （四）呈报 董事局办公室秘书室或企管办根据董事局办公室或企管办分管负责人核定的办理意见，将文件呈报给有关领导阅知、批示； （五）分送 由集团董事局办公室秘书室或企管办根据领导批示结果须经分管负责人阅知后分送各责任部门执行、落实； （六）承办 承办部门对需办理的文件原则在收到文件后半个工作日内出具办理意见，涉及重大项目投资等需要审议的可延缓三个工作日；对涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理； （七）催办 董事局办公室行政秘书或企管办对文件的承办情况应进行督促检查，文件管理专员负责跟催； （八）办结 文件办结，对来文部门或单位应有回复。回复办法根据领导批示确定。
第二十四条
外收文办理流程如下：
董事局办公室秘书室或企管办签收
登记、编号
填写文件办文单，提出拟办意见
请办
分发到有关部门或领导处办理
有关部门承办
文件管理专员负责催办
办理完毕回复
原件交付办公室归档。
第二十五条
集团办公室内收文办理流程如下：
（一）各部门、子（分）公司向集团呈送的文件如需对口部门审批的，文件管理专员或子（分）公司文员必须先自行打印办文单，并将文件送往相关对口部
门，经该部门负责人签署意见后再送董事局办公室。
（二）董事局办公室在收到内收文后，首先进行审核。审核的重点是：
1、是否应由本部门办理； 2、是否符合行文规则； 3、内容是否符合国家法律、法规和集团制度规定； 4、涉及集团内部其它部门职权的事项是否已协商、会签； 5、文种使用、公文格式是否规范； 6、是否有部门、子（分）公司第一负责人签字署名； 7、总部各部门需自行打印办文单，秘书处审核办文单填写是否规范； 8、需对口部门审批的文件是否有该部门负责人的意见。
经审核，不符合要求的，董事局办公室秘书室应当要求相关部门或子（分）公司重新制作。
（三）董事局办公室秘书室进行登记、编号，送办公室负责人阅批后，根据办公室负责人意见转其他相关部门领导阅批，再呈送总裁级领导签批。子（分）公司及总部职能部门内部请示文件办理，具体流程如下：
1.工伤、薪酬、人员调动、组织结构调整等内容的文件应先由人力资源中心办理，再转各事业部审批，最后呈分管总裁批示； 2.固定资产的请购、调拨或报废等内容的文件，应先由归口部门办理（详见固定资产管理制度），再由财务管理中心审批，然后转各事业部审批，最后呈送分管总裁批示； 3.工程设施改造等内容的文件，应先由雨建公司或工程部办理，然后转各事业部办理，最后呈送分管总裁批示； 4.资金申请等内容文件，应先由资金管理部审核后，呈送分管总裁批示； 5.费用报销等内容文件，应先由财务管理中心出具意见，最后呈送分管总裁批示； 6.办公设备等内容文件，应先由 IT 部门出具意见，呈送分管总裁批示； 根据分管总裁批示意见，如果不需要董事长批示，则可直接下发到各子（分）公司或相关部门进行处理；如果需要呈给董事长批示的，董事长批示后，可直接下发到子（分）公司或部门进行处理；若需由其它部门监督和管理的，则由来文单位将文件的复印件转送给其他部门，由文件管理专员负责接收和处理，集团办公室保存原件。
第二十六条
审批文件时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，如无明确意见，视为不同意。无请示事项，圈阅表示阅知。
第二十七条
所有文件的原件应由董事局办公室秘书处（企管办）归档，各
子（分）公司、各部门、各项目部不得将文件原件私自取回。
第七章
发文办理 第二十八条
发文工作的主要目的是通过规范发文工作流程，使各种发文在集团内部、集团与其他有关单位之间合理地流转，及时、准确、安全地传达各种信息，保证集团各项经营活动顺利进行。
第二十九条
根据公司具体情况，发文除了第二章所规定的文件种类外，还包括对外报送材料。
第三十条 对外报送材料是指以公司或领导名义对外公司或政府部门、其他社会团体报送的所有资料。
第三十一条
发文要有针对性，根据自己的权限确定发文适用范围，并由文件管理专员负责把关，总经办和集团办公室负责抽查。
第三十二条
发文使用“发文稿纸”封面签发。
第三十三条
发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第三十四条
以集团名义发布的红头文件发文的流程如下：
主办部门草拟文稿（发文稿纸或电子文本）
文件管理专员对其内容、适用范围和格式进行审核（投资者关系部对其内容进行二次审核）
董事局办公室分管副负责人审核
集团领导签发
董事局办公室秘书室编号 用集团统一印制的红头发文纸打印
董事局办公室盖章存档两份原件
主办部门分发。
第三十五条
以子（分）公司名义发布的红头文件发文流程以秘书处统一要求为准。
第三十六条
一般发文流程如下（主要指内部发文）：
主办部门草拟文稿（发文稿纸或电子文本）
文件管理专员对其发文对象、内容、适用范围和格式进行审核
部门领导签发
文件管理专员登记、编号 文件管理专员依据文件适用范围发文
文件管理专员 存档。
第三十七条
对外报送材料流程如下：
（一）主办部门草拟文稿（发文稿纸或电子文本）； （二）为了对外口径的一致，主办部门如需对外宣传资料和财务资料，必须向董事局办公室或子（分）公司企管办要取资料，财务资料由财务人员于每年或每季度审计完毕以后将可以公开的财务数据报给董事局办公室或子（分）公司企
管办； （三）报送资料需要经过董事局办公室或子（分）公司企管办进行审核后方可用章。
第三十八条
拟定文书时，对涉及集团内部其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先主动与其他有关部门协商，并经会签后方能行文；若有不同意见，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，可以列明各方意见，报请主管领导裁定。对于未经协商
一致，又未经主管领导裁决的问题，一律不得制发文书。
第三十九条
各事业部发文应由分管总裁（副总裁）最后签发。
第八章
文件管理专员 第四十条 集团各事业部、部门、子（分）公司应指定专门人员从事文件管理工作。文件管理专员负责对本部门职责权限内的文件处理工作。
第四十一条
文件管理专员岗位职责：
（一）负责本部门的发文、收文、编号、登记、传阅等工作； （二）负责起草、校核以本部门名义制发的公文； （三）负责及时督促、催办本部门的文件办理； （四）负责对外材料的整理和审核； （五）参加董事局办公室组织的文件管理规范培训。
第九章
附则 第四十二条
本制度为集团基本制度，解释权归制度建设委员会，监督执行权归集团总经办、董事局办公室。
第四十三条
本制度自下发之日起生效，前期相关规定自行废止，未尽事宜将另行补充。