摘 要：学籍档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，它是反映和记述了一个学生在校的学习情况和德才表现的文件载体，是各个中职学校评估工作的重要内容。本文分析探讨了当前中职学校基建档案收集过程中存在的问题，并对如何做好中职学校档案管理工作提出了建议。
关键词：中职;档案
引言
中职学校学生档案管理工作是学生档案工作的一个重要组成部分，学籍档案是学生在校期间个人学习经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，是学生毕业后用人单位选拔使用、培养人才的最基本依据，是学校与社会联系的渠道和纽带，因此做好学籍档案的规范管理具有现实意义。
一、中职学校学籍档案的主要内容
中职学校学籍档案管理工作是学校档案工作的一个重要分支，他记载和反映了一个学生在校学习的基本情况，也是一个学生接收某种教育程度的经历及其所达到学识水平的真实凭证。学籍档案的内容主要包括有：
（1）学生的基本情况登记表;
（2）学生学习成绩表;
（3）体检表;
（4）对学生的奖惩文件;
（5）新生录取大表及毕业验印大表;
（6）修订学籍管理条例的各种文件;
（7）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、参军入伍等学籍变动情况登记表;
（8）毕业生学员鉴定登记表，档案转递单及领取证书的印刷编号，毕业、结业情况等。
学籍档案的建立主要包括收集信息、归档、转递以及使用等几个环节。在日常的档案管理工作中，如果管理不当就很容易出现问题，甚至造成严重的后果。所以学校重视、完善、认真落实好学籍档案的管理工作具有十分重要的意义。
二、中等职业学校档案管理的现状
档案管理意识不足，观念陈旧。学生档案是学校档案的一个分支，但是，中职学校往往只关注教学档案和其它档案管理工作，对于学生档案工作的没有重视起来，也没有建立相关的制度，学生档案管理工作一直不被重视，上至学校领导，下至普通职工，对档案管理的意识淡薄。大众普遍认为档案管理工作只是保管一些材料，是档案管理人员个人的事情，有人管就行，在学校的日常工作中可以忽略不计。管理人员认为只要档案材料不丢失就算是完成了职责。大部分档案管理人员也延续原来的管理模式，观念守旧，意识淡薄，缺乏创新，造成档案资源不足。完全没有认识到档案管理工作对于学校的发展起到重要作用和价值。
学校对档案管理工作的缺乏重视，不投入，不完善，不加强，导致出现管理人员归档意识不强，档案管理混乱，档案资源开发建设不足，档案信息利用率不高等情况。
三、目前中职学校档案管理存在的问题
1、缺乏档案管理人员以及素质水平不高
基于中等职业学校领导对档案管理工作缺乏重视，对档案管理人员的配备也就随心所欲。有部分学校只是随便安排人员去管理档案，甚至还有部分学习没有设立专职档案管理岗位，档案管理人员由其他工作人员兼职或临时担任着，导致档案管理人员专业水平参差不齐，也没有进行岗前培训，整体严重缺乏档案管理的基础知识，根本不能胜任本职工作。对档案管理工作中的收集、整理、分类、归档、保管、利用等各项工作无法落实到位，严重影响了学校档案管理的规范和发展。
2、档案管理的模式太过传统
目前中等职业学校档案管理的手段仍比较落后，大部分都是手动的分散管理模式。手工操作需要人工进行抄写，时间长、工作量大、速度慢、效率低、严重影响了档案管理工作的信息化与规范化建设，根本达不到现代中等职业学校发展的需要。这样传统的管理模式，主要以纸质档案材料为主，档案的检索速度慢，不方便查找，资料容易磨损，无法用现代化技术对纸质档案进行数字化处理，导致不能实现档案信息资源的共享。同时也导致档案管理人员不能利用和开发有价值的档案资料。
3、没有规范收集整理学生档案
当前中职学校学生档案大部分由学生管理部门来统一管理，并且把学生档案的整理工作交由院系来负责。因为学生管理部门没有配备专职人员，加上中职学校缺乏业务指导与监督检查，所以导致学生档案的收集整理缺乏规范化、标准化，比如有：文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现大量错别字、材料缺失、学年度班主任鉴定千篇一律等问题。
4、学生档案的服务功能不完整
作为学生实习就业的大背景下，学生的学籍档案作为记述一个学生在校的学习情况和德才表现的的重要材料，发挥着无可替代的媒介作用。可是目前中职学生学籍档案信息不全、失真的情况普遍，可以发现学校的档案管理工作没有从"服务中职学生实现成功就业"的要求来实施，导致档案管理为"就业"服务的功能没有得到很好的发挥。
四、加强中职学校学生档案管理的方法
1.加强工作人员的工作职责
中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、库房落实、人员落实。要想使教职工认识到文书档案管理工作的重要性，重点就是要在思想上改变他们对档案工作的认识，只有确切地认识到档案工作的重要性，才会认真去了解并给予充分的重视。从实践中表明，要做好中职学校学生档案管理工作，首先要理解清楚管理体制，做到组织机构落实。无论目前中职学校对学生管理采取怎样的管理模式，都要根据学校的实际工作情况而建立相应的学生档案管理组织机构;不管学生档案放在何处都要安排人员负责进行管理。其次，要根据学生档案的数量配备相应的专业编制人员。为了可以保证管理学生档案的质量，应该实行集中式管理。对于采用分散管理模式必须要加强业务指导工作，以确保学生档案的整理和归档的质量。
2 .创新管理模式，加强信息化管理
中等职业学校档案管理中，传统手工方式的分散管理模式，已经不能满足现代档案管理的需求了。若想改变目前中等职业学校落后的档案管理方式，需要从以下几方面入手：
首先，创新管理模式。根据中等职业学校的发展特点，结合现代信息技术，实施计算机信息化的集中管理模式。建立综合档案室，把学生管理档案、人事管理档案、教学管理档案、学校行政管理档案等，通过档案管理软件系统实行统一集中管理。
其次，加强信息化建设。档案的实质是信息的载体，随着改革的不断发展，档案的整理技术也不断的进步，利用计算机工作，简化整理、深化检索，可以收到事半功倍的效果。加强信息化建设，采用计算机等现代化设备进行收集、整理、传递、加工档案信息等。档案管理人员还要更新观念，加强学习，不断创新，使新设备、新技术能有步骤、有计划的帮助自己实现档案管理的信息化，将档案实体上静态的档案信息通过现代技术手段转化成电子档案信息，实现计算机高速智能检索、远程信息传输等，提高工作效率和服务质量。
五、结束语
综上所述，中职学校学生档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，我们既要做好档案的收集、整理、归档工作，又要做到主动提供服务，使档案的功能价值充分体现。要想落实好中职学校教学档案管理工作，档案管理人员需不断提高档案管理能力和管理质量、增强档案利用效果，制定工作标准，加强信息化建设，做到科学、高效管理，才能使档案价值得以充分体现，才能为中职学校的教育教学工作保存更多有价值的信息资源，促进职业教育的发展。
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